Política de tratamiento de datos personales

Vigencia y última actualización: noviembre de 2026.

1. Responsable y canales de contacto

VIA ITINERIS S.A.S., titular de la marca ORIONERGY, es responsable del tratamiento de los datos personales que recibe en desarrollo de sus actividades. Dirección: Av. 8 N.º 9N-48, oficina 303, Cali, Colombia. Correo para asuntos de datos personales: info@orionergy.co. Teléfono de contacto: +57 311 367 9516.

2. Descripción y alcance

Esta política explica la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales relacionados con solicitudes de información y cotización, proyectos, clientes, proveedores, aliados, candidatos y personas autorizadas para acceder al panel privado de ORIONERGY. Comprende la información recibida mediante el sitio web, correo electrónico y demás canales de atención utilizados para estas relaciones.

El tratamiento se orienta por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones aplicables, atendiendo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

3. Categorías de datos que recibimos

• Identificación y contacto: nombre o razón social, teléfono y correo electrónico proporcionados en la solicitud.
• Ubicación: dirección del proyecto y demás datos de localización aportados para su evaluación.
• Factura de electricidad: datos del usuario o suscriptor, dirección del servicio, consumo y demás información contenida en el documento aportado.
• Fotografías de las instalaciones: fachada frontal, techo, terraza o patio y medidor eléctrico; cuando se aporten, fachada lateral, tablero eléctrico y fotografías adicionales.
• Información técnica: consumo energético, tipo de acometida, voltajes, características del inmueble, equipos, cantidades y demás respuestas relacionadas con las necesidades del proyecto.
• Otros documentos opcionales y observaciones que el solicitante decida aportar para explicar su proyecto.
• Datos laborales, profesionales o de proveedores: experiencia, ciudad, perfil, hoja de vida, información empresarial, productos, servicios y documentos que se envíen voluntariamente por correo para presentar una candidatura o proponer una relación comercial.
• Datos de acceso privado y seguridad: correo e identificación de las cuentas autorizadas, permisos y registros de actuaciones necesarios para controlar el acceso a los expedientes.

Se solicita únicamente información pertinente para las finalidades indicadas. Si aportas datos de otra persona, debes contar con la autorización o fundamento legal correspondiente e informarle sobre esta política.

4. Finalidades del tratamiento

• Atender consultas, solicitudes de información, cotización y precotización, y contactar al solicitante sobre su proyecto.
• Evaluar necesidades energéticas, brindar asesoría técnica y coordinar visitas y verificaciones del proyecto.
• Realizar una evaluación financiera del proyecto o estudiar alternativas de financiación únicamente cuando el interesado lo solicite. Si se requieren datos adicionales o consultas sujetas a autorización específica, esta se solicitará antes de efectuarlas.
• Preparar, ejecutar y hacer seguimiento a propuestas, contratos, servicios y proyectos, así como atender garantías y solicitudes relacionadas.
• Evaluar y gestionar relaciones con proveedores y aliados, y revisar candidaturas y perfiles profesionales recibidos voluntariamente.
• Administrar accesos autorizados, prevenir usos indebidos, proteger los archivos y mantener trazabilidad de las actuaciones.
• Atender derechos de los titulares, requerimientos de autoridades y obligaciones legales, contractuales, contables o tributarias aplicables.

La autorización para atender una solicitud no incluye mercadeo masivo. El envío de publicidad o comunicaciones comerciales masivas requiere un consentimiento independiente, previo e informado, que podrá revocarse por el canal de contacto indicado.

5. Autorización y datos de especial protección

Cuando la ley lo requiera, el tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, mediante un mecanismo que permita su posterior consulta. Antes de solicitarla se informarán los datos requeridos, las finalidades, los derechos y los canales de atención. La aceptación de esta política no sustituye las autorizaciones específicas que sean necesarias; el silencio no constituye autorización. Las excepciones legales a la autorización se aplicarán únicamente en los casos previstos por la ley.

ORIONERGY no solicita datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes en sus formularios ordinarios. No deben incluirse datos de salud, biométricos, convicciones, vida sexual u otros datos sensibles en fotografías o documentos que no sean necesarios para el proyecto. Si excepcionalmente se requiere información sensible, se explicará su finalidad y se solicitará autorización explícita cuando corresponda: responder es facultativo y no se condicionará una actividad a suministrarla.

El tratamiento excepcional de datos de niños, niñas o adolescentes debe respetar su interés superior y sus derechos fundamentales, cumplir los requisitos legales y contar, cuando corresponda, con la autorización de su representante legal, después de escuchar al menor según su madurez y capacidad. Su suministro es facultativo. Si recibimos información de especial protección no necesaria, evaluaremos su exclusión o supresión conforme a las obligaciones aplicables.

6. Derechos del titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos, especialmente si son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, inducen a error o su tratamiento está prohibido o no autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo las excepciones legales, y ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos de la ley.
• Solicitar la supresión de los datos y revocar la autorización cuando proceda, sujeto a las obligaciones legales o contractuales que exijan conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por posibles infracciones, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado cuando sea exigible.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, representantes o apoderados, acreditando la calidad en la que actúan.

7. Consultas y reclamos

Escribe a info@orionergy.co con el asunto «Datos personales — consulta» o «Datos personales — reclamo». Incluye tu nombre, un medio para recibir respuesta, una descripción clara de la solicitud y, si lo tienes, el código o referencia de la solicitud o proyecto. Para un reclamo, adjunta los documentos que lo sustenten y acredita la representación cuando corresponda. No tener un código de solicitud no impide ejercer tus derechos.

VIA ITINERIS S.A.S. verificará razonablemente la identidad y la legitimación de quien solicita la información, con datos proporcionales al riesgo y sin pedir información excesiva. La información personal no se entregará a personas no autorizadas.

Consultas: se atenderán en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no es posible responder en ese término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de respuesta antes de su vencimiento; la prórroga no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos: si están incompletos, se requerirá la subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se aporte lo solicitado, se entenderá desistido el reclamo. Si quien recibe el reclamo no es competente, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo en un máximo de dos (2) días hábiles, manteniéndola hasta su resolución.

El reclamo se atenderá en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción del reclamo completo. Cuando no sea posible resolverlo dentro de ese término, se comunicarán los motivos y la fecha de respuesta antes de su vencimiento; la prórroga no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

8. Encargados, aliados y circulación de datos

Los datos podrán ser tratados por encargados tecnológicos que prestan servicios de alojamiento, almacenamiento privado, autenticación, correo y soporte, incluido Lovable Cloud. También podrán compartirse los datos estrictamente necesarios con aliados técnicos o financieros que deban intervenir para cumplir las finalidades solicitadas, previa autorización cuando sea exigible. No se habilita con ello el uso independiente de los datos para finalidades no informadas.

Según la naturaleza de cada relación, se establecerán obligaciones de confidencialidad, seguridad, uso limitado y protección de los derechos del titular, y los contratos de transmisión de datos que correspondan. Las transferencias y transmisiones internacionales que eventualmente resulten necesarias se sujetarán a los requisitos, restricciones, excepciones y garantías previstos por la legislación colombiana. La información también podrá entregarse a autoridades competentes cuando exista una obligación legal o requerimiento válido. No vendemos información personal.

9. Acceso restringido y seguridad

Las solicitudes y sus archivos se almacenan de forma privada. El acceso está restringido a personal autorizado, con inicio de sesión y permisos según sus funciones y los expedientes asignados; la consulta y descarga requieren los permisos correspondientes. Se aplican controles técnicos y organizativos para reducir riesgos de acceso, pérdida, alteración, divulgación o uso no autorizado y se exige confidencialidad a quienes intervienen en el tratamiento.

Ningún sistema ofrece seguridad absoluta. Ante incidentes se evaluarán las medidas de contención, atención y comunicación que correspondan conforme a la ley. Los titulares deben proteger sus credenciales y evitar enviar información innecesaria o sensible por canales no adecuados.

10. Herramientas del sitio y canales externos

El acceso al panel privado utiliza Lovable Cloud para gestionar cuentas, verificar correos y mantener sesiones. El navegador guarda los datos de sesión necesarios para conservar el acceso. Las invitaciones usan una sesión temporal en memoria; la recuperación de contraseña guarda únicamente el verificador indispensable en el navegador por un máximo de diez minutos, con consumo de un solo uso. Los datos de cuenta y los registros privados de acceso y actuaciones se tratan para autenticación y seguridad, no para publicidad.

La analítica de visitas de Lovable no utiliza cookies, no guarda información en el dispositivo del visitante, no conserva direcciones IP y no identifica a los visitantes. Registra las páginas visitadas, la procedencia de las visitas, el país, el navegador, el sistema operativo y el tipo de dispositivo, el tiempo de permanencia, la velocidad de carga y los errores, así como los clics en botones y enlaces.

Con la configuración actual, sin un mecanismo de consentimiento conectado a esta analítica, los clics se registran para todos los visitantes, salvo cuando el navegador envía la señal Global Privacy Control, que impide registrar esas interacciones. Las visitas a páginas, el tiempo de permanencia, la velocidad de carga y los errores se registran para todos los visitantes, sin cookies y sin identificar a nadie. Los datos detallados se conservan durante noventa días y los resúmenes diarios durante un año. Lovable recopila estos datos para nosotros. La política de privacidad de Lovable explica cómo los trata.

Los enlaces de WhatsApp abren un servicio externo. Al usarlo, WhatsApp recibe los datos de la comunicación conforme a sus propias condiciones y política de privacidad; ORIONERGY recibe los mensajes que le envíes. Los enlaces de correo abren tu aplicación de correo: el mensaje y sus adjuntos son tratados por los proveedores de correo que intervienen en su entrega y por VIA ITINERIS S.A.S. para atenderlos. No envíes documentos de identidad ni información sensible que no sean necesarios. Esta política no sustituye las políticas de esos servicios externos.

11. Conservación, supresión y revocatoria

Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades que motivaron su recolección y para atender las obligaciones legales o contractuales, requerimientos de autoridades y responsabilidades aplicables. La duración se evaluará según la relación, el tipo de información y los plazos legales pertinentes; no se establece un periodo fijo general para todas las solicitudes.

Puedes solicitar la supresión total o parcial o revocar la autorización mediante el procedimiento de reclamos descrito. Se evaluará si procede la solicitud y se informará la decisión. Cuando exista un deber legal o contractual de conservar determinados datos, se explicará esa limitación y se restringirá su uso a las finalidades que justifiquen la conservación. Una vez deje de existir fundamento para retenerlos, se procederá a su supresión o anonimización según corresponda. La revocatoria no afecta los tratamientos lícitamente realizados con anterioridad.

12. Actualizaciones de la política

Esta política rige desde noviembre de 2026. Las actualizaciones se publicarán en esta misma página, indicando su fecha. Los cambios sustanciales se comunicarán oportunamente por los canales disponibles, incluido el correo electrónico cuando corresponda; si implican nuevas finalidades que requieran autorización, esta se solicitará antes del nuevo tratamiento. Las preguntas sobre cambios o sobre esta política pueden dirigirse a info@orionergy.co.